Nejčastěji firmy začínají s digitalizací u faktur. Protože právě zpracování faktur a jejich evidence jsou jedny z nejběžnějších dokumentových procesů, které přináší významné zjednodušení a úspory podnikové administrativy. Moderní systémy pro digitalizaci a řízení dokumentů umožňují faktury automatizovaně zpracovat, sledovat jejich oběh, snížit chybovost a časovou náročnost zpracování, a tím například předejít prodlevám při splatnosti faktur.

Základem kvalitního zpracování elektronické faktury je funkce tzv. vytěžování (digitalizace obsažených údajů pro další využití) informací. Ta zajistí elektronické zpracování předem definovaných údajů na faktuře, a jejich následný import do dalších podnikových systémů. Možnost zpracování obsažených informací, jako je IČO dodavatele, částka, či datum splatnosti vede k dosažení celkového automatizovaného rozpoznání dokumentu a následnému zahájení příslušného procesu. Tím může být odeslání ke schválení odpovědné osobně, předání dat do účetního systému a podobně.

Chytré a samostatné

Dnešní softwary pro elektronické zpracování faktur nabízejí různou úroveň samostatnosti na základě svých automatizovaných a intuitivních funkcí. S ní je logicky spojený i různý stupeň vyžadované kontroly a rozsah zapojení uživatele. Zavedení jakéhokoli podobného systému by ale v každém případě měla předcházet důkladná analýza a definování využívaných firemních dokumentů, která poskytne základ pro jeho správné fungování. Ty nejlepší systémy se následně sami učí na základě korekcí, které v rámci kontrol provádějí uživatelé. Míra chybovosti vytěžování se tím velice rychle sníží a systémy jsou čím dál více samostatnější. Taková řešení vyžadují při správné implementaci pouze minimální kontrolu a v rámci procesu zpracování faktur dosahují časové a tedy i finanční úspory 50-90 %.

Jak se změní praxe?

Původní proces přijetí faktury často vypadá následovně: Zaměstnanec převezme příchozí fakturu, předá ji odpovědnému pracovníkovi, ten ji ověří a postoupí ke schválení nadřízenému. Nakonec faktura skončí v účetním oddělení, kde je ručně přepsána do systému a založena do některého z všudypřítomných šanonů. Během tohoto procesu se však nesmí dokument nikde ztratit či poškodit a všechny zainteresované osoby musí hlídat jeho včasné vyřízení a zpracování. Stejný proces v elektronické podobě vypadá mnohem jednodušeji: Papírová faktura je po přijetí naskenována a údaje z ní vytěženy a připraveny pro další využití v automaticky řízeném procesu. Systém pro řízení oběhu dokumentů sám pozná, o jakou fakturu jde. Automaticky ji nejprve odešle odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k proplacení. Systém rovněž sám hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finálního proplacení. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení. Data z faktury jsou rovněž automaticky přenesena do účetního nebo ERP systému, což vede k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem. 

Více se o dokumentových řešení Konica Minolta dozvíte zde.

Jak může vypadat konkrétní řešení?

Jedním ze způsobů zavedení evidence elektronických faktur v praxi je řešení vystavěné na platformě K2 Blackpearl a Microsoft SharePoint, která slouží jako primární úložiště dokumentů. Samotné vytěžování faktur pak zajišťuje samostatný modul.

Konica Minolta, která patří mezi největší dodavatele dokumentových řešení, jež zahrnují i systémy na zpracování faktur, dokázala takto postaveným řešením snížit časovou náročnost při zpracování faktur u konkrétního zákazníka až o 68 %.

Řešení dokáže rychle a spolehlivě vytěžit data z faktury a ověřit je oproti ekonomickému systému. Zvládne rovněž řídit schvalovací proces a finální export do ERP systému. Uživatelé mohou navíc velice rychle zjistit, v jaké fázi procesu se dokument nachází, jednoduše zobrazit historii jeho zpracování, stejně jako údaje o času a původci provedených úprav.

Čím začít?

Prvním vhodným krokem před samotným zavedením jakéhokoli řízeného dokumentového procesu je vždy analýza aktuálního stavu. Ta pomůže odhalit jak potenciální chyby v dřívějším nastavení, tak poslouží i jako základ pro implementaci řešení. Právě správným nastavením těchto procesů lze nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílit významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.

Výhody řízení firemních procesů:

• celkové zrychlení procesů     
• přehled a kontrola
• standardizace a optimalizace procesů
• snížení chybovosti
• automatizace a ochrana
• snížení celkových nákladů

Na co se zaměřit?

Hlavní kritéria, na která byste měli při výběru systému pro správu dokumentů dbát, jsou široké využití při zpracování více typů dokumentů a různých workflow, rychlá implementace a jednoduchost. Vzhledem k tomu, že v rámci firemních procesů hrají významnou roli také elektronické dokumenty, je dobré hledat jednoho dodavatele jak pro zajištění digitalizačních služeb, tak pro systém řízení procesů a správu dokumentů, informací a dat. V ideálním případě by vám takový dodavatel měl poskytnout potřebný hardware, kompatibilní software, zajistit komplexní implementaci, dohlížet na následné fungování a poskytovat jednotný servis.