Oslovte konkrétního příjemce

Ani není potřeba snad zmiňovat, že je nezbytně důležité být za všech okolností zdvořilý. Právě oslovením můžete část své zdvořilosti prokázat již v samotném úvodu dopisu. Oslovit konkrétního příjemce ve vašem motivačním dopise je klíčové, protože to ukazuje, že jste se věnovali dostatečnému výzkumu a máte opravdový zájem o danou společnost, instituci nebo organizaci. Mnoho žadatelů používá obecné oslovení jako "Vážený pane/paní", což může působit jako hromadně rozesílaný dopis a snížit vaši šanci na výrazný dojem. Zkrátka to vypadá, jako byste jeden dopis poslali do několika institucí zároveň.

Když máte jméno příjemce, použijte ho v úvodu dopisu. Například: "Vážený pane Nováku, rád bych se s vámi podělil o svůj zájem o pozici marketér v vaší společnosti." Takové oslovení je osobnější a poukazuje na to, že jste se snažili zjistit, kdo bude váš dopis číst.

Pokud není jméno příjemce ve veřejně dostupných informacích k dispozici, zkuste se obrátit na danou organizaci nebo společnost a zjistěte, komu je vhodné dopis adresovat. Můžete zavolat nebo napsat e-mail s otázkou, komu svůj dopis adresovat, a uveďte důvod svého zájmu. Takový krok může ukázat vaši iniciativu a pečlivost při hledání informací. Rozhodně tím získáte nějaké plusové body.

Pokud se vám ani tak nepodaří zjistit jméno příjemce, můžete použít obecnější oslovení, ale stále se snažte být co nejkonkrétnější. Například: "Vážený týme, chtěl bych vyjádřit svůj zájem o pozici, kterou nabízíte v oblasti marketingu“ nebo „Vážený pane řediteli,

Zapamatujte si, že osobní oslovení příjemce může udělat první dojem, a pokud to působí upřímně a vhodně, zvýší šance, že váš dopis bude s větší pozorností přečten.

Zdroj: Shutterstock

Začněte zajímavě

Úvod je klíčovým momentem, který rozhodne, zda čtenáře zaujmete. Nepoužívejte obecné fráze nebo ohrané výroky. Raději začněte příběhem nebo citátem, který souvisí s vaším cílem nebo povoláním. Bývá bohužel běžnou praxí, že zaměstnavatelé si přečtou právě tento úvod a pokud je zaujme, čtou dále. V opačném případě již zbytek dlouhých motivačních dopisů ani nečtou.

Začněte zajímavě, abyste hned na začátku upoutali pozornost čtenáře a vzbudili jeho zájem o váš motivační dopis. Zaměstnavatel zkrátka musí mít pocit, že byla chyba nezaměstnat vás dříve. Níže pak uvádíme několik příkladů.

1. Osobní příběh: Začněte svým osobním příběhem nebo zážitkem, který vás vedl k rozhodnutí napsat tento dopis. Vyprávění o zajímavém a relevantním zážitku může být velmi poutavé a pomůže čtenáři lépe pochopit, co vás motivuje. Nezapomínejte však na to, že se stále jedná jen o motivační dopis, který by neměl být na několik stránek, a tak se snažte být spíše stručnější.

2. Citát: Použijte inspirativní citát od známé osobnosti, který souvisí s vaším cílem, povoláním nebo motivací. Citáty mohou být silným nástrojem, jak předat klíčovou myšlenku a vyvolat emocionální reakci. Můžete zde také uvést, jak se tento citát vás osobně dotýká.

   Příklad: "Jako Albert Einstein jednou řekl: 'Život je jako jízda na kole. Abyste udrželi rovnováhu, musíte se hýbat.' A já jsem si tuto moudrost vzal k srdci a snažím se stále rozvíjet a překonávat výzvy, které mi život přináší."

3. Statistika nebo fakt: Použití zajímavé statistiky nebo faktu, který souvisí s oborem, může rovněž zaujmout pozornost možného budoucího zaměstnavatele a ukázat vaši schopnost vstřebat relevantní informace. Když uvedete zajímavý statistický údaj, můžete ho obratem použít ve svůj prospěch.
   Příklad: „Lidé milují kvalitně udělanou kávu, proto neustále rozvíjím své znalosti o kávě i její přípravě, aby mnou uvařená káva byla na světové úrovni.“ Tento příklad můžete uvést při ucházení se o pozici baristy.

Nezapomeňte, že začátek je často klíčovou částí dopisu, a proto je důležité strávit čas nad tím, jak nejlépe zaujmout a zanechat silný první dojem. Buďte originální a nebojte se ukázat svou osobnost, abyste vynikli mezi ostatními uchazeči.

Zdroj: Shutterstock

Vysvětlete své motivace

Na motivační dopis se musíte dívat trochu z druhé strany. Představte si, že vy jste ten zaměstnavatel a rozhodujete se, koho přijmete. Co by vás přesvědčilo? Rozhodně musíte věnovat velkou část svého času i následující kapitole o vlastní motivaci. Nesmíte ale uvádět, že chcete pracovat proto, abyste si vydělali na nájem (i když je to pravda).

Zaměstnavatelé chtějí slyšet spíše pohádky typu: „Již od malička jsem toužil být součástí takového výborného týmu a vykonávat tuto práci.“ Znovu pro jistotu uvádíme několik příkladů a rad.

1. Co vás přitahuje k dané pozici/studiu/projektu: Popište, co vás zaujalo na této možnosti a proč jste se rozhodli právě pro ni. Může to být spojené s vašimi zájmy, hodnotami nebo osobními cíli. 

2. Jak se vaše dovednosti a zkušenosti snoubí s požadavky: Ukažte, že jste si uvědomili, co je potřebné pro úspěch v dané oblasti, a zdůrazněte, jak vaše dovednosti a zkušenosti odpovídají těmto požadavkům. Není od věci to pojmout také opačně a přesvědčit zaměstnavatele v této části, že s vámi má naději na zvýšení zisků a že vy jste vlastně pro něj nepostradatelní.

3. Jak se zapojujete do daného oboru nebo aktivity: Pokud jste se již dříve aktivně zabývali podobnými tématy nebo jste se angažovali v souvisejících projektech, zmiňte to. Ukažte, že máte reálné zkušenosti a že daný obor/studijní obor je pro vás dlouhodobým zájmem.

4. Jaký máte cíl a co od toho očekáváte: Uveďte, co byste chtěli v dané roli/studiu/projektu dosáhnout a jaké jsou vaše očekávání. Buďte realističtí a současně ambiciózní.

5. Propojte to s posláním společnosti/instituce: Většina firem, společností a institucí má na svých webových stránkách nebo ve výročních zprávách své poslání, vize a cíle. Zkuste najít shodu mezi tím, co vás motivuje, a tím, kam směřuje daná organizace a důrazně zdůrazněte tuto shodu.

6. Doplňte osobní příběh: Pokud máte osobní zkušenost nebo inspirativní příběh, který souvisí s vaší motivací, neváhejte ho sdílet. Osobní příběh může vést k silnému emocionálnímu propojení se čtenářem.

Pamatujte však na to, že vysvětlení vašich motivací by nemělo být jen dlouhým seznamem, ale spíše kompaktním a poutavým popisem toho, co vás hnalo k napsání motivačního dopisu a proč jste ten pravý kandidát pro danou pozici, studium nebo projekt. Důkladně promyslete své odpovědi a snažte se ukázat, že máte něco jedinečného a cenného k nabídce.

Zdroj: Shutterstock

Představte své dovednosti a zkušenosti

V další části dopisu byste měli nějakým vhodným způsobem představit své dovednosti a zkušenosti relevantní k danému oboru. Níže pak uvádíme několik rad a tipů, které vám pomohou napsat tento obtížný odstavec motivačního dopisu.

1. Dovednosti: Zmiňte klíčové dovednosti, které jsou relevantní pro danou pozici nebo studijní obor. Mohou to být technické dovednosti (např. programování, grafický design, jazykové znalosti), mezipersonální dovednosti (komunikace, týmová spolupráce, leadership) nebo jiné, které jsou pro zaměstnavatele nebo instituci důležité.

   Příklad: "Mám vynikající technické dovednosti v programování v jazyce Python a JavaScript. Díky svým schopnostem jsem úspěšně vyvinul a implementoval webové aplikace, které výrazně zlepšily uživatelskou zkušenost a efektivitu."

2. Pracovní zkušenosti: Uveďte předchozí pracovní zkušenosti, které jsou relevantní pro danou pozici nebo obor. Popište, jaké úkoly jste měli na starosti a jak jste přispěli k úspěchu týmu nebo firmy. Pokud jste získali ocenění nebo dosáhli významných výsledků, sdělte to.

   Příklad: "Během svého působení v marketingovém oddělení ABC Company jsem byl zodpovědný za strategické plánování kampaní a analyzování výkonu. Díky mému přístupu se podařilo zvýšit prodeje o 20% během jednoho čtvrtletí, za což jsem získal ocenění Nejlepší zaměstnanec měsíce."

3. Akademické zkušenosti: Pokud žádáte o přijetí ke studiu nebo stipendium, uveďte své akademické záznamy a dosažené výsledky. Zdůrazněte, jaké předměty nebo projekty vás nejvíce zaujaly a jak jste se vzdělávali i mimo školní prostředí.

   Příklad: "Během svého bakalářského studia jsem se intenzivně zabýval výzkumem v oblasti environmentálních studií. V rámci samostatného projektu jsem navrhovat nové metody recyklace plastových materiálů, což mi přineslo ocenění za Nejlepší studentský výzkum na fakultě."

4. Důležité soft skills: Nezapomeňte zmínit také důležité mezipersonální dovednosti, známé jako soft skills. Patří sem schopnost komunikace, organizace, flexibilita, spolupráce atd. Tyto dovednosti jsou často hodnoceny stejně jako technické znalosti.

   Příklad: "Mám silné analytické a komunikační schopnosti, což mi umožňuje efektivně řešit problémy a spolupracovat s týmem. Pracuji rád v dynamickém prostředí a snadno se přizpůsobuji novým výzvám."

Nezapomeňte, že vaším cílem je přesvědčit čtenáře o tom, že disponujete potřebnými dovednostmi a zkušenostmi, které jsou pro danou pozici nebo studium klíčové. Buďte konkrétní, a pokud to situace vyžaduje, můžete použít čísla nebo statistiky, které podpoří vaše tvrzení.

Zdroj: Shutterstock

Buďte konkrétní

Být konkrétní ve svém motivačním dopise znamená poskytnout detailní a specifické informace o svých dovednostech, zkušenostech a úspěších. Nestačí pouze uvést obecná tvrzení, jako například "jsem velmi schopný" nebo "mám bohaté zkušenosti v oboru." Namísto toho se zaměřte na konkrétní situace a příklady, které ilustrují vaše tvrzení.

Místo: "Mám zkušenosti s vedením týmu" použijte: "Během mého působení ve společnosti XYZ jsem měl příležitost vést tým složený z 10 členů. Společně jsme úspěšně dokončili projekt ABC, který přinesl zvýšení produktivity o 20 % a získali jsme za něj ocenění od našeho klienta."

Zaměřte se na konkrétní dovednosti, které jsou relevantní pro danou pozici nebo obor. Pokud jde o studium, uveďte konkrétní předměty, které vás zaujaly a v čem by vás mohly obohatit. Pokud se jedná o práci, zdůrazněte dovednosti a zkušenosti, které jsou nejvíce relevantní pro požadavky pracovní pozice.

Dále můžete využít číselné ukazatele, pokud je to možné. Popište úspěchy pomocí kvantifikovatelných údajů, jako jsou procentuální zlepšení, čísla dosažených prodejů, počet úspěšných projektů atd. Takové údaje poskytují konkrétní důkazy vašich schopností a úspěchů.

Je důležité, abyste byli autentičtí a nepřeháněli. Buďte upřímní a prezentujte pouze ty dovednosti a zkušenosti, které skutečně máte. Zmiňování konkrétních příkladů a úspěchů vám pomůže vyčnívat z davu a ukáže, že váš dopis není jen obyčejným formulářem, ale že jste opravdu zainteresovaní a schopní kandidáti.

Zdroj: Shutterstock

Ukažte svou osobnost

Znázornit svou osobnost v motivačním dopise je klíčové, protože vám to umožní vystoupit z řady jednotvárných a stejných kandidátů. Být autentický ve svém motivačním dopise je neocenitelný způsob, jak oslovit čtenáře. Nejhorší varianta je, když se bojíte projevit a místo kvalitního motivačního dopisu odešlete jen „vyplněný formulář z internetu. Právě vaše osobnost a váš charakter může být rozhodující pro zaměstnavatele při výběru nového kandidáta.

Zdůrazněte váš potenciální přínos

V následující sekci je pak důležité objektivně zhodnotit, jakým přínosem byste mohli pro danou společnost či instituci být. Chcete, aby váš potenciální zaměstnavatel nebo akademická instituce viděli, že jste nejen schopný kandidát, ale také skvělým přínosem pro jejich tým nebo akademickou komunitu. Opět zde uvádíme několik dobrý rad:

1. Identifikujte jejich potřeby: Předtím, než začnete popisovat své přínosy, zkuste identifikovat klíčové potřeby nebo problémy, kterým daná organizace čelí. To můžete zjistit z jejich webové stránky, posouzením současné situace ve svém odvětví nebo dotazováním lidí, kteří s danou společností spolupracují. Pokud jste se podrobněji seznámili s jejich potřebami, budete schopni lépe prezentovat své dovednosti a zkušenosti jako řešení jejich konkrétních problémů.

2. Upozorněte na své klíčové dovednosti: Vytvořte seznam dovedností, které máte a jsou relevantní pro danou pozici nebo studijní obor. Poté zdůrazněte ty, které jsou pro organizaci nebo školu nejvíce relevantní. Například, pokud se jedná o pozici v marketingu, můžete zdůraznit své dovednosti v online marketingu, sociálních médiích a tvorbě obsahu.

3. Popište své dosavadní úspěchy: Představte situace nebo projekty, ve kterých jste dosáhli významných úspěchů a přinesli konkrétní hodnotu. Uveďte kvantitativní data, kdykoli je to možné, abyste demonstrovali svou schopnost generovat pozitivní výsledky.

4. Zaměřte se na spolupráci: Zdůrazněte svou schopnost pracovat v týmu a kooperovat s ostatními. Ta je často klíčem k úspěšnému dosažení cílů, a proto organizace ocení kandidáty, kteří umí efektivně spolupracovat.

5. Představte své nápady a inovace: Pokud máte nějaké zajímavé nápady nebo inovace, které by mohly přinést nový pohled nebo zlepšit stávající procesy, určitě se o nich rozepište. Organizace věnují velkou pozornost kandidátům, kteří přicházejí s kreativními a inovativními řešeními.

Zdůrazňování vašeho přínosu je klíčem k tomu, aby váš motivační dopis oslovil čtenáře a přesvědčil je, že jste ten pravý kandidát. Buďte specifičtí, upřímní a soustřeďte se na to, co můžete přinést, a tím zvýšíte své šance na úspěch.

Zdroj: Shutterstock

Ukončete s nadějí a díkem

Závěr motivačního dopisu je stejně důležitý jako jeho úvod. Měl by vyvolat pozitivní dojem a zanechat u čtenáře pocit, že jste vděční za možnost vyjádřit svůj zájem a že se těšíte na případnou spolupráci. Můžete napsat něco jako:

"Věřím, že má kombinace dovedností a zkušeností, spolu s vášnivým zájmem o tuto pozici/studijní program, by mohla představovat přidanou hodnotu pro váš tým/univerzitu. Jsem plný očekávání ohledně možnosti se více seznámit s vámi a sdílet své myšlenky o tom, jak bych mohl přispět k vašim cílům. Děkuji vám za vaši pozornost a vážím si této příležitosti."

Další možností je: "S nadšením očekávám příležitost setkat se osobně, abych mohl blíže prezentovat své nápady a představy. Věřím, že společně můžeme vytvořit silnou a úspěšnou spolupráci. Děkuji vám za váš čas a zájem o mou kandidaturu."

Důležité je zachovat pozitivní a upřímný tón a zdůraznit, že jste skutečně nadšení z možnosti, kterou vám nabízejí, a že jste připraveni investovat veškeré úsilí do toho, abyste se stali součástí jejich týmu nebo studijního programu.

Dbejte na formát a gramatiku

Správný formát a gramatika jsou klíčové, pokud chcete, aby váš motivační dopis působil profesionálně a poutavě. Chyby v gramatice a pravopisu mohou působit nepříznivě a dát dojem nedbalosti, což může snížit vaše šance na úspěch. V dnešní době již ale není problém nechat si svůj motivační dopis zkontrolovat na internetu po stránce gramatické. Rovněž zde naleznete i zásady pro správné formátování těchto oficiálních dokumentů.

Pro jistotu ale připojujeme několik tipů, jak dbát na formát a gramatiku:

• Pečlivě si přečtěte váš dopis alespoň dvakrát, abyste zachytili chyby, které byste mohli přehlédnout při prvním čtení.

• Použijte kontrolu pravopisu a gramatiky ve vašem textovém editoru nebo online nástroji. I když tyto nástroje nejsou stoprocentně spolehlivé, mohou vás upozornit na základní chyby.

• Požádejte někoho jiného, aby si váš dopis přečetl a poskytl zpětnou vazbu. Často nám jiné osoby mohou pomoci odhalit chyby, které sami přehlédneme.

• Dejte si pozor na správné používání interpunkčních znamének, ať už jde o čárky, tečky nebo otazníky. Správná interpunkce pomáhá jasně oddělit věty a myšlenky.

Celkově platí, že věnování pozornosti formátu a gramatice ve vašem motivačním dopise dokazuje vaši péči o detaily a seriózní přístup k procesu hledání práce nebo studijní příležitosti. To může hrát klíčovou roli při vytváření pozitivního dojmu a zaujetí pozornosti vašeho potenciálního zaměstnavatele nebo přijímající instituce.

Zdroj: Shutterstock

Revidujte a upravujte

Revidování a úpravy jsou klíčovými kroky při psaní jakéhokoli dokumentu, a motivační dopis není výjimkou. Po dokončení prvního návrhu svého dopisu je důležité věnovat dostatečnou pozornost revizi a úpravám, abyste zajistili, že váš dopis bude co nejúčinnější a bezchybný. Nezapomeňte zkontrolovat i délku vašeho dopisu, která by měla být úměrná.

1. Kontrola obsahu: Nejprve se ujistěte, že váš dopis obsahuje všechny klíčové prvky, které jste si stanovili v původním plánu. Zkontrolujte, jestli jste všechny důležité body dostatečně zdůraznili a pokud něco chybí, doplňte to.

2. Struktura a srozumitelnost: Věnujte pozornost struktuře vašeho dopisu. Měl by mít jasně rozpoznatelné oddíly, které přirozeně přecházejí z jednoho tématu do druhého. Ujistěte se, že váš dopis působí jako koherentní celek a snadno se čte.

3. Jazyk a slovní zásoba: Dbejte na jazykové prostředky a slovní zásobu. Vyhýbejte se složitým a nepotřebným slovům, a zároveň se vyhněte opakování slov či frází. Snažte se psát srozumitelně a stručně.

4. Gramatické a pravopisné chyby: Procházejte váš dopis, abyste odhalili a opravili gramatické a pravopisné chyby. Dbejte na správnou interpunkcí. Můžete si také nechat text zkontrolovat pravopisnou kontrolou nebo požádat někoho jiného, aby váš dopis přečetl a upozornil vás na případné chyby.

5. Náročný čtenář: Představte si, že jste členem výběrového týmu nebo komise, která bude váš dopis číst. Zkuste nahlédnout na váš dopis očima náročného čtenáře a zvažte, jaký dojem by z něj mohl mít. Můžete také požádat někoho ze svých blízkých, aby si dopis přečetl.

6. Omezení délky: Motivační dopis by neměl být příliš dlouhý. Zaměřte se na klíčové body a nepřekračujte jednu stránku textu, pokud to není výslovně požadováno.

7. Poslední kontrola: Až dokončíte úpravy, proveďte poslední kontrolu. Přečtěte si celý dopis znovu a ujistěte se, že je všechno přesně tak, jak byste si představovali.

Revize a úpravy mohou zabrat trochu času, ale jsou nezbytné pro to, abyste měli konečný motivační dopis, který je výstižný, poutavý a bezchybný. Nebojte se i předělat některé části nebo přidat nové informace, pokud si myslíte, že to přispěje ke zvýšení jeho účinnosti. Vaším cílem je vytvořit dopis, který opravdu zaujme a upoutá pozornost čtenáře.

Závěr

Motivační dopis je přesně to, co stojí mezi vámi a vaší prací snů. Je naprosto nezbytné věnovat mu potřebný čas a pro každého zaměstnavatele či institituci ho alespoň trochu předělat, abyste se lépe mohli vyjádřit k jejich konkrétní situaci. Napsat motivační dopis, který okamžitě zaujme, není snadné, ale s trochou úsilí a kreativity můžete vytvořit skvělý dopis, který vás přiblíží k vašim cílům.

Buďte autentičtí, upřímní a zdůrazněte své nejlepší stránky, načež budete mít mnohem větší šanci na úspěch. Poslední rada pak je, nevymýšlejte si a nelžete. Někdo se v motivačních dopisech chlubí věcmi a znalostmi, které nemá. Dříve či později se na tuto skutečnost stejně přijde a pak budete muset odejít s velkou ostudou. Spíše si vezměte své dobré vlastnosti a o nich se rozpovídejte.