Zdroj: Shutterstock

Obecně se dá říci, že komunikace pomocí datové schránky dokáže šetřit čas, ale i peníze. V dnešní době je třeba všem společnostem zapsaným v obchodním rejstříku se pak datová schránka zřizuje zcela automaticky. Naproti tomu všem, kteří jsou registrováni jako OSVČ datová schránka, prozatím automaticky zřízená není, ale mohou si ji dobrovolně založit. Od 1. ledna 2023 se však povinnost mít zřízenou datovou schránku vztahuje nejen na právnické osoby, ale také na živnostníky a OSVČ.

Proč se datová schránka vyplatí?

Nikoho asi nebaví stát dlouhé fronty na úřadech nebo platit drahé poplatky za doporučené dopisy zasílané veřejné správě. Naštěstí se nabízí možnost využít výdobytků moderní doby a elektronické komunikace v podobě datové schránky. Navíc nemusíte mít ani starost ohledně otevíracích doby na úřadech, ale vše zašlete z pohodlí domova nebo kanceláře prakticky kdykoliv.

Je zde navíc ta výhoda, že máte jednoznačný důkaz, co přesně jste úřadu zaslali a také kdy. V případě osobní schůzky nebo doporučeného dopisu máte možná tak potvrzení o odeslání zásilky, ale již nemáte žádný důkaz o tom, co v té zásilce bylo.

Ve zkratce je datová schránka velice podobná emailu, díky kterému komunikujete s veřejnou správou. Přesněji ale pomocí datových schránek komunikují úřady mezi sebou, podnikatelé s úřady, úřady s podnikateli a za symbolický poplatek i podnikatelé mezi sebou. Možná se ptáte, proč nestačí obyčejný e-mail, ale odpověď je velice jednoduchá. U e-mailu je velký problém s ověřením totožnosti odesílatele, na rozdíl od datové schránky.

Jak zřídit datovou schránku?

Žádost na zřízení datové schránky může podat každá fyzická osoba, podnikající fyzická osoba či právnická osoba, která je zapsána v obchodním rejstříku, u které není datová schránka zřízena automaticky při založení společnosti. V případě zřízení datové schránky automaticky se nemusíte o nic starat, protože obdržíte jen přihlašovací údaje.

Samotné zřízení datové schránky je zcela zdarma a nejjednodušší způsob je požádat o ni na kterémkoliv kontaktním místě Czech POINT. Existují pak hned tři oficiální způsoby, jak můžete o zřízení datové schránky požádat.

1. Osobně na kontaktním místě veřejné správy Czech POINT. V praxi stačí, když si s sebou vezmete občanský průkaz pro ověření totožnosti. Přímo na místě pak vyplníte formulář, který odevzdáte obsluze za přepážkou. Domů pak odcházíte s potvrzení o zřízení datové schránky, a to včetně potřebný identifikátorů pro vaši datovou schránku. Příslušný úředník se vás určitě dotáže, zda chcete zřídit datovou schránku jako fyzická osoba nebo podnikající fyzická osoba. V praxi tak můžete mít přístup i k několika datovým schránkám – k jedné jako OSVČ a k druhé jako fyzická osoba. Zde je pak zapotřebí dbát na to, abyste například daňové přiznání odesílali vždy ze správné schránky.

2. Odešlete formulář poštou – druhou možností, jak zažádat o zřízení datové schránky, je vytisknout si příslušný formulář. Tento formulář pak stačí jen vyplnit, nechat úředně ověřit podpis a odeslat poštou na adresu Ministerstva vnitra. Pokud jste vše udělali správně, dokáže Ministerstvo během tří dnů od obdržení žádosti založit vaši datovou schránku. Podpis vám ověří na kterémkoliv Městském úřadě nebo na kontaktních místech Czech POINT. Pokud si ale jdete ověřit podpis na Czech POINT, můžete si schránku zrovna vyřídit na místě.

3. Online přes eIDENTITA.CZ – poslední možností, jak můžete zažádat o zřízení Datové schránky je přes portál eIDENTITA.CZ. K přihlášení k portálu eIDENTITA.CZ můžete využít například občanský průkaz, ale pouze ten, který byl vydaný až po roce 2018 a musí mít aktivovaný elektronický čip.

Pokud jste vše vyplnili v pořádku a prošli jste správně celým procesem, měli byste obdržet buď do e-mailu pokud jste si svou žádost podávala prostřednictvím kontaktního místa Czech POINT nebo alternativně i poštou. Ke vstupu do své datové schránky pak můžete využít portál Moje datová schránka a přihlašovat se můžete:

• prostřednictvím eIDENTITA.CZ
• jménem a heslem
• mobilním klíčem
• jednorázově pomocí SMS
• certifikátem
• bezpečnostním kódem

Co dělat, když zapomenu své přihlašovací údaje?

Může se stát každému, že někdy zapomene a systém na to pamatuje. Pokud zapomenete poprvé, můžete zažádat o vydání zdarma. Pokud se to ale bude opakovat během 3 po sobě jdoucích let, zaplatíte za každé nové vygenerování přístupových údajů administrativní poplatek 200 Kč.