CDR.cz - Vybráno z IT

Nastavení automatické odpovědi pro Outlook: Jak nastavit, že jste mimo kancelář?

Snažte se předcházet problémům a nedorozuměním na pracovišti tak, že si nastavíte automatickou odpověd pro všechny příchozí emaily. V následujícím návodu vám poradíme, jak na to.

Zdroj: Shutterstock

I když většinu roku pracujeme do zblbnutí od rána do večera, občas se stane, že jedeme na zaslouženou dovolenou. Nikdo ale nechce být na dovolené obtěžován pracovními e-maily a chce alespoň na chvíli být mimo práci. Na druhou stranu pokud vám důležitý obchodní partner či kolega napíše e-mail a vy mu dva týdny neodpovíte, je to poměrně nezdvořilé a mohlo by to narušit vaše vztahy.

Bohužel to nekoresponduje s trendem moderní doby, kdy je každý zvyklý na rychlé reakce, okamžitou odpověď a někdy bohužel i dostupnost na dovolené. Každý má ale právo na odpočinek a i podle pracovní smlouvy na to máte nárok, pokud pracujete na HPP. Proto je ideální nastavit si automatickou odpověď „Out of Office“ v aplikaci Microsoft Outlook, abyste všem dali najevo, že vás zkrátka nemají obtěžovat, ale že se jim po dovolené ozvete.

Zdroj: Shutterstock

Naprosto relevantní informace je odkázat na vašeho kolegu v případě vážné situace, aby měl odesílatel zprávy možnost svůj akutní problém vyřešit hned. Mimo to může tato zpráva obsahovat i další důležité informace, jako je datum návratu do práce či informaci v kterých případech vám mohou nutně zavolat.

Pro nastavení automatické odpovědi v aplikaci Microsoft Outlook při dočasné nepřítomnosti musíte následovat následující kroky:

  1. Stačí si v aplikaci kliknout na Soubor > Informace (v Outlooku 2003/2007 se to jmenuje Nástroje) a zde zvolit možnost Automatické odpovědi.

  2. V novém okně pak napíšete vzkaz či zprávu, která se má odeslat jako odpověď na všechny příchozí zprávy.

  3. Vlevo dole máte navíc možnost nastavit další pravidla pro zasílání. Můžete si tak nastavit i více odpovědí pro konkrétní skupiny e-mailů. Jiné parametry může mít vzkaz pro kolegy a jiný vzkaz pro obchodní partnery.

Redakce CDR (Google+)

Redakci CDR.cz tvoří tým mladých žurnalistů, které spojuje společná láska k moderním technologiím. Milují chytré gadgety, vylepšováky a nejnovější zařízení všeho druhu.

více článků, blogů a informací o autorovi